Um den flexiblen und sicheren Einsatz der Software intranda Dr. garantieren zu können, wird im Bereich "Daten" (bzw. im Menü unter "intranda Dr.") die Möglichkeit geboten, sämtliche Daten der Datenbank in eine externe Datei zu exportieren bzw. wieder zu importieren. Somit bietet sich z.B. die Möglichkeit, die Daten zwischenzeitlich auf einem anderen Computer (z.B. Notebook) zu bearbeiten und später erneut auf den eigenen Computer zu übertragen. Dadurch eröffnet sich die Möglichkeit, an verschiedenen Orten mit sämtlichen eigenen Daten und der gewohnten Arbeitsumgebung arbeiten zu können.
Die Import- und Exportfunktion sieht es derzeitig noch nicht vor, Daten verschiedener Quellen zusammenzuführen. Es wird immer der gesamte Datenbestand (Literatur, Verlage, Stichworte usw.) ex- oder importiert. Ein teilweiser Import selektierter Daten ist für Projekte möglich.
Seit der Version 1.30.012 bietet intranda Dr. den Import und Export über das Dateiformat xml. Dieses Dateiformat zeichnet sich dadurch aus, dass es auch durch andere Programme einlesbar sein kann und ist daher plattformübergreifend sehr verbreitet. Durch den Standard xml wird somit gewährleistet, dass auch zu einem späteren Zeitpunkt Zugriff auf sämtliche Daten gewährleistet wird, wenn bspw. eine andere Applikation eingesetzt werden soll. Dazu müssten Hersteller anderer Software lediglich einen Importfilter programmieren, der den Einlesevorgang xml-strukturierter Daten beherrscht.