Übersichtlichkeit

Der entscheidende Vorteil in der Verwendung dieser Software ist die gewährte Übersichtlichkeit auch mehrerer hundert Einträge. Die unter Studenten verbreitete Literaturverwaltung mittels Excel- oder Word-Tabellen, die bereits ab dem 30. Eintrag ihre Übersicht verlieren und unter Umständen sowohl ein vertikales als auch sogar ein horizontales Scrollen der Bildschirmseiten erfordern, gehören damit der Vergangenheit an. Dabei lässt sich mittels intranda Dr. die Literatur nicht nur in übersichtlicher Form verwalten. Es bietet sich gleichermaßen die Möglichkeit, zu den einzelnen Literatureinträgen eigene Ausführungen, Zitate, Inhaltszusammenfassungen, Memos o.ä. anzufügen. Somit eröffnet sich mit Hilfe der Software intranda Dr. nicht nur die Möglichkeit, Literatur sondern gleichermaßen auch die eigenen Aufzeichnungen zu der Literatur in effizienter und übersichtlicher Weise zu verwalten. Gegenüber dem Einsatz mehrerer Word- und Exceldokumente für verschiedene Aufgaben (für eigene Ausführungen, Zitate usw. pro Literatur, für Literaturstrukturierung sowie -verwaltung oder für die Arbeitsorganisation) liegt der Vorteil der Arbeitsweise mittels intranda Dr. vor allem in der zentralen und strukturierten Organisation der Daten.

Strukturierung

Durch die klare Struktur insbesondere der bibliographischen Dateneingabe kann die Konzentration in wesentlichem Maße auf die inhaltliche Bearbeitung der Literatur gerichtet werden. Die konkret bezeichneten und in der Hilfe näher beschriebenen Felder der Eingabeformulare gewährleisten eine stringente Eingabe relevanter Daten. Dabei dient diese strukturierte Datenerfassung nicht allein dem besseren Überblick. Vielmehr erschließt sich somit eine der Kernaufgaben von intranda Dr., für die eine solche einheitliche Dateneingabe Voraussetzung ist: die automatische Gerierung eines Literaturverzeichnisses. Neben verbesserter Übersicht bietet die strukturierte Datenerfassung somit zugleich eine Arbeitsaufwandsminimierung.

Homogenität

Im Gegensatz zu einfachen Auflistungen von Literaturen in Tabellen oder Textdokumenten bietet die strukturierte Erfassung der Literatur in intranda Dr. eine Art Standardisierung der eigenen Arbeitsweise. Durch verschiedene Hilfsmittel wird es einfacher, Begriffe bspw. für Themen- oder Stichwortzuordnungen konsistenter anzuwenden. Stets in gleicher Weise abgekürzte Stichwörter z.B. vereinfachen die Suche erheblich. Vor allem aber lassen sich somit tatsächlich alle gewünschten Einträge finden, ohne dass mit ähnlichen, aber eben doch verschiedenen, Stichwörtern gekennzeichnete Einträge übersehen werden. Mit intranda Dr. lassen sich für mehrfach verwendete Stichwörter, Themen u.a. einfach Listen anlegen, aus denen bequem ausgewählt werden kann, welche Begriffe dem jeweiligen Literatureintrag zugeordnet werden sollen.

Kompatibilität

Ein weiterer entscheidender Vorteil des Einsatzes der Software intranda Dr. ist die Flexibilität, mit der die Daten auch mit anderen Programmen ausgetauscht werden können. Eigene Ausführungen beispielsweise können wie gewohnt z.B. in einer Textverarbeitung bearbeitet und anschließend über die Zwischenablage mit intranda Dr. ausgetauscht werden. Gleiches gilt natürlich auch in umgekehrter Richtung. In der Datenbank intranda Dr. werden zentral organisierte Exzerpte oder Aufzeichnungen, wie in allen verbreiteten Programmen üblich, durch Mouse-Klicks oder Menüauswahl in die Zwischenablage kopiert und anschließend in die gewünschte Anwendung eingefügt, so dass vom Nutzer dieser Software keinerlei Umstellung gefordert ist.

Portabilität

Als vorteilhaft erweist es sich vor allem für mobile Anwender, wenn sie trotz verschiedener Arbeitsorte dennoch die gewohnte Arbeitsumgebung vorfinden und ohne unnötige Anpassungs- oder Nachtragsarbeiten direkt weiterarbeiten können. Intranda Dr. leistet diesbezüglich seinen Beitrag, indem mittels eines standardisierten Dateiformats (*.xml) sämtliche Daten der Datenbank exportiert und importiert werden können. Insbesondere die Verbreitung von portablen Computern, die sich in hohem Maße für die Arbeit in Bibliotheken anbieten, oder auch die häufige Arbeit an mehreren verschiedenen Computern (zuhause, in einem Institut usw.) stellt sich somit nicht als Problem heraus, da die Daten der Datenbank einfach z.B. auf Diskette, CD oder PenDrive mitgenommen oder per E-Mail versendet werden können.
Dabei bietet sich die Import- und Exportfunktion gleichermaßen für die Erstellung von Sicherheitskopien an, die insbesondere bei wichtigen und sich über einen langen Zeitraum erstreckenden Arbeiten möglichst häufig erstellt werden sollten. Intranda Dr. schlägt daher für den Export der Daten grundsätzlich das aktuelle Datum für den Dateinamen in einer standardisierten Form vor (z.B. 2003-04-16.xml), so dass zugleich die Sortierung nach Dateinamen innerhalb eines Verzeichnisses einen Überblick gewährleistet.

Neben dem Import und Export des gesamten Datenbestandes besteht außerdem die Möglichkeit, Schemata für die Gestaltung von Literaturverzeichnissen zu importieren und zu exportieren. Dadurch ist ein einfacher Austausch mit anderen Benutzern von intranda Dr. möglich. Solche exportierten Schemata könnten somit u.a. von verschiedenen Fachbereichen als Serviceleistung zum Download angeboten werden, um eine fachbereichsgemäße und einheitliche Formatierung der Literaturverzeichnisse innerhalb der Arbeiten von Studenten des Fachbereichs zu vereinfachen.

Desweiteren besteht die Möglichkeit, einzelne oder mehrere Datensätze auszudrucken, so dass beispielsweise Literaturangaben mit Bibliothekssignaturen in Kürze auf Papier zur Verfügung stehen oder Exzerpte in Papierform gegengelesen werden können.

Geschwindigkeit

Ein entscheidender Vorteil professioneller Literaturverwaltung mittels intranda Dr. ist die enorme Geschwindigkeit, mit der sich zwischen den unterschiedlichen Einträgen navigieren lässt. Aufgrund der übersichtlichen Gestaltung und der klaren Strukturierung lassen sich Literatureinträge und eigene Ausführungen schnell auffinden. Mehrere verschieden aufwendige Suchmöglichkeiten bieten sowohl einfache schnelle Suchen (bspw. nach einem Autor, einem Titel o.ä.) als auch komplexe mehrstufige Sucheinschränkungen durch Inklusionen, Exklusionen oder Wildcards (Platzhalter).
Zugleich wird mittels komfortabler Auswahlmöglichkeiten aus den Literatureinträgen eine automatische Erstellung eines Literaturverzeichnisses ermöglicht, wobei innerhalb kürzester Zeit dessen Zusammensetzung durch Zuhilfenahme speicherbarer Schemata definiert werden kann. Somit lässt sich z.B. für eine bestimmte Auswahl der eingetragenen Literatur in Sekundenschnelle ein Literaturverzeichnis gemäß verschiedener (z.B. durch Fachbereiche oder Verlage vorgegebener) Regeln erstellen, ohne dass für die Anpassungen ein Mehraufwand kalkuliert werden muss.

Arbeitsorganisation

Durch die Möglichkeit, den einzelnen Literatureinträgen mehrere Aufgabenstellungen zuweisen zu können, lässt sich neben der reinen Literaturarbeit zugleich die Organisation der eigenen Arbeitsweise optimieren. So lassen sich die Einträge beispielsweise mit Lesezeichen versehen, um sie noch einfacher wieder finden zu können. Es lässt sich planen, welche Bücher in nächster Zeit ausgeliehen, überprüft, kopiert oder zurückgegeben werden sollen.
Sollten dabei die vorhandenen Markierungsmöglichkeiten zur Arbeitsorganisation nicht genügen, bietet sich darüber hinaus gleichfalls die Möglichkeit, jeweils freie Aufgabenstellungen zu den Literatureinträgen zu erfassen.

Finanzielle Einsparungen

Der Einsatz der Software intranda Dr. kann ggf. sogar zu finanziellen Einsparungen verhelfen. Durch konsequente Eingabe von Daten lassen sich bspw. Rückgabetermine für Bücher aus verschiedenen Bibliotheken oder Fernleihen komfortabel verwalten, so dass überschrittene Abgabefristen oder gar Mahngebühren verhindert werden können. Für umfangreiche Literaturarbeit vor allem langfristiger Forschungsarbeiten ist dies aufgrund des schwieriger zu bewahrenden Überblicks über geliehene (und an verschiedenen Orten aufbewahrte) Literatur durchaus ein zu berücksichtigender Kostenfaktor.
Gleiches gilt für die erteilbaren Aufgaben, die z.B. vor dem Weg in eine Bibliothek einen Überblick über die Bücher ermöglichen, die bei der Gelegenheit von der Bibliothek mitgebracht oder vor der Rückgabe noch kopiert werden sollten. Unnötige Fahrtwege und -kosten können dadurch ebenso eingespart werden.
Natürlich darf nicht unterschlagen werden, dass der Erwerb der Software intranda Dr. bei der Kalkulation eventueller Einsparungen berücksichtigt werden muss. Doch je nach Nutzungszeitraum der Software bzw. dem zeitlichem Arbeitsaufwand der Forschungsarbeit hat sich die Anschaffung von intranda Dr. im allgemeinen schnell amortisiert.